GRATIS TIPS

Om jouw event waardevol en winstgevend te maken! Kijk, luister en/of lees.......

[artikel] Hoe lang van tevoren moet ik beginnen?

Wat mij opvalt is dat best veel ondernemers via een live bijeenkomst in contact komen met hun klanten of dit graag zouden willen. De één noemt het een workshop of introductie en de ander een seminar of event. De naam maakt eigenlijk niet zoveel uit. Wat ze willen is hun expertise laten zien en mensen helpen met waar zij goed in zijn. En terecht! Toch zijn veel ondernemers achteraf teleurgesteld. Er is veel tijd en energie in gaan zitten en het resultaat was matig of slecht.

Laatst sprak ik zo’n teleurgestelde ondernemer en die zei ”’Ja, ik vond het super leuk om te doen, maar het normale werk moest ook doorgaan. Dus ik heb deze bijeenkomst erbij gedaan”.

Dit roept bij mij altijd de vraag op ‘’wat is het normale werk?’’. Natuurlijk begrijp ik dat ‘’het normale werk’’ het werk is waar jij goed in bent. Daarom kloppen klanten bij jou aan. Jouw vak.
Toch zou ook het zorgen voor een automatische toestroom van klanten bij het ‘’normale werk’’moeten horen. Maar veel ondernemers zien dat als iets wat ze er ‘bij’ moeten doen. Zonde. Want hierdoor beginnen ze vaak te laat met werven, terwijl juist deze bijeenkomsten kunnen zorgen voor die automatische toestroom van klanten. Pas wanneer het einde van de werkvoorraad in zicht is, ondernemen ze actie. Het zoeken van werk en nieuwe klanten kost dan vaak veel energie en onevenredig veel tijd. Waardoor het ook niet leuk is en er een bevestiging is van ‘’pff, wat vervelend, dat werven van klanten, ik houd me liever bezig met de inhoud van mijn vak. Daar ben ik goed in!’’

Een jaarlijks marketingplan kan je helpen bij het gestructureerd aantrekken van klanten. Met een marketingplan bepaal je eenmaal per jaar welke activiteiten je het komend jaar gaat doen voor het werven van jouw klanten. Je kan hierbij denken aan:
·         Eén keer per maand een nieuwsbrief versturen
·         In kaart brengen van netwerken waar jouw klanten te vinden zijn en deze ook bezoeken
·         Bepalen welke  social media jij actief inzet

En je kan natuurlijk ook denken aan het plannen van jouw eigen live bijeenkomst, workshop of event! Dan is je event geen op zichzelf staand iets, maar een onderdeel van jouw activiteiten om de klanten naar je toe laten komen. Niet ad hoc, maar gestructureerd.
Door jaarlijks stil te staan bij hoe je jouw klanten gaat werven, gaat het je steeds gemakkelijker af en zie je het resultaat groeien. Je merkt immers wat wel werkt en wat niet. Hierdoor kan je jouw wervingssysteem steeds beter fine-tunen en wordt het een geoliede machine.
Zoals veel in het ondernemerschap valt of staat het succes van jouw event met een goede planning en tijdige voorbereiding. Maar hoe lang van tevoren moet je nu beginnen?

Dit is een vraag die ik vaak krijg. Mijn advies is om minimaal 18 weken aan te houden voor de voorbereiding. Zeker bij events van een dag of langer. Je kan dan ontspannen toeleven naar je event en alle stappen zorgvuldig nemen, zodat je ook het gewenste resultaat behaalt met je event. Het kan ook sneller, maar zorg er dan voor dat je de juiste hulp hebt bij de voorbereiding. Natuurlijk is een bijeenkomst van 3 uur voor 10 personen  gemakkelijker en sneller te organiseren. Maar wees ook hierin zorgvuldig in de voorbereiding. En of je nu 18 weken neemt of sneller wilt, begin in ieder geval met de volgende stappen

1. Stel de datum vast
Dit lijkt een simpele stap, maar blijkt in de praktijk nog wel wat vragen op te roepen. Wat is een gunstige dag in de week? En welke periode van het jaar? Moet ik rekening houden met de schoolvakanties of juist niet? En zijn er nog belangrijke privé-gebeurtenissen waar ik rekening mee wil (of moet?) houden.
Ik kan hier geen eenduidig antwoord op geven. Maar als jij weet wat je wilt en voor wie je het wilt, dan kan je ook op deze vragen antwoord geven.

2. Maak een marketingtijdlijn voor je event
Met een marketingtijdlijn zorg je ervoor dat je in kleine stapjes toewerkt naar een uitverkocht event met de juiste deelnemers. In de marketingtijdlijn neem je op:

  • wie je wilt werven;
  • waar je dat gaat doen;
  • wat je hiervoor nodig hebt;
  • je budget;
  • en vooral wanneer je wat gaat doen.

3. Zoek een geschikte locatie.
Tot slot de locatie. Het belangrijkste bij het kiezen van een locatie is dat jij je op de locatie lekker voelt. Dus of dat nu in het bos is, midden in de stad of langs de snelweg…………….het maakt niet uit. Als het voor jou de juiste locatie is, kan jouw event er plaatsvinden.

Zo was ik laatst op een event over Gezonde Voeding. Deze werd gehouden in een oude snoepjesfabriek. De fabriekshal, de aankleding en de geur deden nog denken aan de oude functie. Het event begon dan ook met de vraag: Wat doet deze locatie met je? En de geur? Je zult begrijpen dat snoepgoed niet in een gezond eetpatroon past. Deelnemers waren in eerste instantie dan ook verbaasd over de locatie. Toch was de locatie een mooie aanleiding om het begrip Gezonde Voeding onder de aandacht te brengen. De organisator heeft er in dit geval voor gekozen de deelnemers met de locatie te verrassen. En ze direct met een belangrijk onderdeel van zijn boodschap te confronteren. Dat is hem zeker gelukt!

Dus wil jij over 18 weken je eigen event in een passende locatie? Het is nu augustus. Augustus + 18 weken = eind november. Een mooie tijd om jouw (potentiële) klanten te laten proeven, voelen en beleven wat je in 2015 voor ze kan betekenen. Ben jij er aan toe om in 2015 jouw klanten met gemak naar je toe te laten komen? Begin dan nu met de voorbereiding van jouw live event!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *